Como cadastrar turma

O que é

O cadastro de turmas permite registrar todos os horários das turmas, ou seja, os horários em que a modalidade terá turmas cadastradas e oferecidas. Quanto mais completo for o cadastro de turmas, mais fácil será o processo de inclusão dos clientes e a busca por vagas.

Permissão necessária

É necessário ter a permissão ”5.12 – Turmas” habilitada no perfil de acesso do módulo ADM e as permissões "Utilizar módulo Agenda" e "Cadastros do módulo Agenda" habilitadas no perfil de acesso do módulo Treino.

Como fazer

1. Acesse o módulo Agenda e no menu clique em "Cadastros";

2. Em seguida, clique em "Configurar Turmas";

3. Será apresentada a tela com todas as turmas cadastradas no sistema, clique em "Cadastrar nova turma";

4. O cadastro da turma é dividido em três etapas. Preencha os campos conforme as instruções abaixo; 5. Na primeira etapa "Informações"; Atenção: os campos com * são obrigatórios de preenchimento.

• Nome da turma: neste campo deverá informar o nome desta turma;
• Modalidade: neste campo você determinará a modalidade desta turma;
• Cor da turma: neste campo você deverá selecionar uma cor que representará essa turma na agenda;
• Idade mínima (anos) (meses): neste campo você determinará a idade mínima permitida para inserir clientes nesta turma. Definido em anos e meses. Os meses são definidos de 0 a 11;
• Idade máxima (anos) (meses): neste campo você determinará a idade máxima permitida para inserir clientes nesta turma. Definido em anos e meses. Os meses são definidos de 0 a 11;
• Vídeo no Youtube: se quiser adicionar uma aula gravada, ao vivo ou uma videoconferência, insira o link desejado neste campo. Esse link será exibido no aplicativo para o aluno após o check-in, ou apenas para o professor, caso selecione a opção "Professor?". Clique em "Adicionar" para incluir o link. Você pode adicionar quantos links forem necessários. Por exemplo: o link de uma live que acontecerá no YouTube, ou um link do meet para que os alunos acessem e realizem a aula online.
• Identificador: neste campo você deverá informar um identificador para essa turma (pode ser o mesmo nome da turma).

6. Após preencher os campos, clique em "Avançar";

7. Na segunda etapa "Data e horários" preencha;

 

• Data inicial: neste campo você determinará a partir de que data esta turma está vigente;
• Data final: neste campo você determinará até que data esta turma estará vigente. Atenção: verifique a data final informada. Se ela estiver muito próxima, pode impactar no processo de vendas/renovações: se a data final da turma for anterior à data final do contrato do aluno, a turma não aparecerá na tela de negociação. Recomendamos colocar sempre 3 anos a frente por garantia.

8. Clique em "Adicionar horário" para cadastrar os horários da turma;

9. O sistema abrirá uma nova janela com os campos para preencher as informações dos horários da turma; Atenção¹: o horário inicial de uma turma não pode ser o mesmo do horário final da turma anterior. Então recomendamos que, por exemplo, se a aula começa às 08h00 e vai até às 09h00 no cadastro você deve configurar o horário final sendo 08h59, assim a próxima aula pode ser cadastrada começando às 09h00. Atenção²: os campos exibidos nesta tela são os padrões do sistema. No entanto, se a sua empresa estiver configurada para controlar a capacidade de alunos por categoria de cliente nas turmas, novos campos serão exibidos, como Tipo de Categoria e Número máximo de alunos. Para saber mais sobre como configurar o controle de capacidade por categoria, clique aqui.

• Professor: neste campo você deverá selecionar o professor responsável por aplicar a aula dessa turma, neste horário;
• Ambiente: neste campo você deverá selecionar o ambiente em que essa aula acontecerá;
• Nível: neste campo você deverá selecionar o nível desta turma;
• Hora inicial: neste campo você define o horário inicial da turma;
• Hora final: neste campo você define o horário final da turma; Observação: o campo Duração irá informar a duração da turma de acordo com o horário inicial e final informado.
• Número Máx. alunos: neste campo você definirá a capacidade máxima de alunos dessa turma;
• Tolerância antes do início (minutos): esta configuração serve para definir o tempo de antecedência permitido para os alunos acessarem a catraca antes do início da aula de turma; Por exemplo: se a aula começa às 9h e você configurar uma tolerância de 10 minutos, o aluno já conseguirá acessar a academia às 8h50 e durante todo o horário da aula.
• Tolerância depois do início (minutos): esta configuração estabelece o tempo limite para que os alunos possam acessar a catraca após o começo da aula de turma; Por exemplo¹: se a aula começa às 9h e você configurar uma tolerância de 10 minutos, o aluno poderá acessar a academia até as 9h10. Após esse prazo, o acesso será bloqueado na catraca. É importante que o tempo de tolerância esteja dentro do mesmo dia da aula; se ultrapassar o dia da aula, o acesso não será mais permitido e poderá ser bloqueado pelo sistema. Por exemplo²: se uma aula começa às 21h00, a tolerância pode ser configurada até 23h59. Caso o aluno tente acessar depois desse horário, o sistema bloqueará automaticamente o acesso à turma.
• Dias da semana: neste campo deverá ser selecionado o(s) dia(s) em que a aula acontecerá;
• Mostrar aula no App Treino: neste campo você definirá se esse horário de turma será apresentado no App Treino;
• Horário disponível na venda: neste campo você definirá se esse horário da turma está disponível para venda.

10. Após preencher todos os campos e horários clique em "Salvar horário"; Observação: se for necessário, adicione mais horários repetindo o mesmo processo.

11. O sistema listará os horários de turma adicionados. Clique em "Avançar" para ir para a última etapa do cadastro;

12. Na terceira etapa "Adicionais" preencha;

• Quantidade mínima de minutos de antecedência para desmarcar aula: neste campo você definirá o tempo, em minutos, que o aluno terá para desmarcar uma aula antes do início da mesma. Se tiver 0 (zero), essa configuração será desconsiderada;
• Tolerância em minutos após início da aula para apresentar no App Treino: informe quantos minutos após a turma já ter iniciado ainda será possível visualizá-la no aplicativo do aluno;
• Antecedência marcar aula: aqui você configura qual o tempo máximo para marcar uma aula de turma antes que ela tenha iniciado (Inclusão feita diretamente pela agenda);
• Com até quantos minutos de antecedência: aqui irá informar a quantidade de minutos de antecedências de acordo com o marcado na configuração “Antecedência marcar aula“;
• Níveis de desconto por ocupação: aqui é possível configurar até 5 níveis de desconto coletivo nas mensalidades dos alunos, condicionado a uma ocupação mínima. Esse recurso foi desenvolvido para incentivar a ocupação em turmas de menor movimento e ajudar no processo de vendas. Por exemplo: se a turma atingir mais de 80% de ocupação, os alunos dessa turma terão um desconto de 15%.
• Bloquear matrículas acima do limite: neste campo você definirá se será possível realizar matrículas acima do limite permitido pela turma;
• Permitir desmarcar reposições: neste campo você definirá se será possível desmarcar reposições de aulas;
• Permitir marcar aula experimental para alunos de outras unidades: com essa opção marcada, se sua empresa possuir mais de uma unidade no mesmo banco de dados, é possível incluir um visitante da unidade “X” em uma aula experimental da unidade “Y” ou o contrário;
• Monitorar presenças, faltas e reposições: com essa opção marcada você controla presenças, faltas etc. Sempre deixe essa opção marcada caso queira controlar com exatidão o comparecimento dos alunos nas aulas de turmas;
• Bloquear reposições acima do limite: neste campo você definirá se será possível realizar reposições de aulas acima do limite permitido pela turma;
• Permitir incluir visitantes: neste campo você definirá se será possível incluir visitantes na turma;
• Bloquear matrículas com possibilidade de lotação futura: marque caso deseje que a turma não seja apresentada na venda do plano, quando a mesma estiver com a capacidade máxima de alunos atingida. Por exemplo: o aluno João comprou um plano que inicia dia 05/04 e já está incluído na turma. Hoje dia 26/03 o aluno Marcos quer comprar um plano com essa turma que já está com a capacidade máxima atingida. Com a configuração marcada não será possível adicionar o Marcos na turma, sendo necessário escolher outra turma que esteja com vagas disponíveis. Se a configuração estiver desmarcada, o sistema irá realizar a venda normalmente, porém a partir do dia 05/04 em diante a turma estará com super lotação, ou seja, com mais alunos do que a capacidade definida na turma.

13. Após finalizar a configuração clique em "Concluir agendamento" para concluir com o cadastro da turma.

Saiba mais

Para saber como trabalhar com turmas, clique aqui. Para saber como cadastrar níveis para serem utilizados nas turmas, clique aqui. Para saber a diferença entre TURMA e Aula Coletiva, clique aqui.