Como replicar o cadastro de fornecedores em empresas de rede

O que é

Este recurso foi desenvolvido para empresas de rede, com o objetivo de facilitar e otimizar o tempo dos gestores no cadastro de fornecedores. Ele permite que o cadastro seja replicado de uma vez só para todas as unidades da rede, eliminando a necessidade de fazer o processo manualmente unidade por unidade, garantindo assim mais praticidade e padronização entre as unidades.

Atenção¹: este recurso está disponível apenas para empresas de rede. 

Atenção²: a função “Replicar empresa” no cadastro do fornecedor só será exibida para a unidade principal, definida no momento da configuração. As demais unidades apenas recebem essa replicação automaticamente.

Permissão necessária

É necessário ter as permissões “9.11 - Cadastrar um novo fornecedor” e “2.08 – Configuração do sistema” habilitadas no perfil de acesso do ADM.

Como fazer

Habilitando a configuração

1. No menu lateral esquerdo do sistema, clique no ícone de “Engrenagem”.

2. Em seguida, clique em “Administrativo“;

3. Será apresenta a tela de configurações, clique na guia “Básico“, e em seguida na guia “Outra Configurações“;

4. Localize e habilite a configuração “Permite replicar fornecedor entre rede de empresas“;

5. Por fim, clique em “Gravar“.

Replicando um cadastro de fornecedor

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Fornecedor“;

2. Será apresentada a tela com todos os fornecedores cadastrados na empresa. Clique no cadastro desejado para replicá-lo;

3. Dentro do cadastro do fornecedor, localize e clique na guia “Replicar Empresa“;

4. No primeiro bloco, serão apresentadas as informações de replicação do cadastro;

• Unidades: quantidade de unidades que fazem parte da rede;
• Replica: quantidade de unidades que têm o fornecedor replicado;
• Não replicadas: quantidade de unidades que não têm o fornecedor replicado.

5. Para replicar o fornecedor, você pode utilizar algumas das opções a seguir: 

Observação: uma vez que o fornecedor seja replicado, ele será cadastrado automaticamente nas demais unidades. Caso deseje excluir, será necessário realizar a ação individualmente em cada unidade.

5.1. Neste bloco, utilize algumas das opções desejadas; 

Atenção: na listagem de unidades, será exibido apenas o nome de uma unidade por chave. Caso a empresa faça parte de uma chave com múltiplas unidades, apenas uma será apresentada. Durante a replicação do cadastro, o sistema aplicará automaticamente a replicação para todas as unidades que fazem parte daquela chave.

• Replicar todas: utilize essa opção se deseja replicar em todas as unidades;
• Replicar selecionadas: utilize essa opção após selecionar as unidades nas quais deseja replicar o cadastro;

• Limpar selecionadas: utilize essa opção para limpar as unidades selecionadas.

5.2. Caso deseje replicar o cadastro em uma unidade específica, clique em “Replicar” ao lado da unidade desejada.

6. Após clicado será exibido na coluna de mensagem quando o cadastro foi replicado;

6.1 Caso queira retirar o vinculo basta clicar em “Retirar“. 

Atenção: uma vez retirado o vínculo, as alterações feitas neste cadastro não afetarão mais o cadastro replicado na unidade. No entanto, o cadastro continuará registrado na outra unidade, podendo ser editado individualmente.

7. Em seguida, clique em “Gravar“.

Regras dos vínculos

1. Todo fornecedor deve obrigatoriamente ter um vínculo com uma pessoa (CPF/CNPJ). Além disso, o fornecedor pode opcionalmente ter vínculo com um centro de custo e/ou plano de conta;

2. Ao replicar um fornecedor na nova unidade, o sistema primeiramente verifica se este CPF/CNPJ já está vinculado nessa unidade. Se o CPF/CNPJ já estiver cadastrado, o sistema utiliza o mesmo cadastro. Se não estiver cadastrado, o novo fornecedor será criado; 

2. Quando for replicar um fornecedor com plano de contas, o sistema vai verificar se já existe, na nova unidade, um plano de conta com o mesmo código, nome e tipo. Se o plano de conta já existir, o fornecedor será vinculado a ele. Se o plano de conta não existir, o sistema criará um novo; 

3. Ao replicar um fornecedor com centro de custo, o sistema verificará se já existe um centro de custo com o mesmo código e nome. Se já existir, o fornecedor será vinculado ao centro de custo existente. Se não houver, o sistema criará um novo;

4. Se não houver um vínculo existente (seja de plano de conta, centro de custo ou pessoa), o sistema criará um novo registro para a empresa.

 Saiba mais

Para saber quais recursos estão disponíveis para replicar nas empresas de rede, clique aqui.

Para saber como cadastrar um fornecedor, clique aqui.