Integração CRM - Bitrix24 (Leads)

O que é

A integração com a ferramenta Bitrix24 tem como principal propósito receber no sistema Pacto os leads gerados na plataforma, transformando-os em clientes. Após o recebimento dos leads, eles podem ser cadastrados como visitantes no sistema e têm a possibilidade de adquirir um plano. Uma vez que o cliente adquire um contrato e se torna um aluno ativo, o sistema Pacto atualiza as informações do lead na Bitrix24. Ainda não sabe o que é a Bitrix24? Clique aqui.

Permissão necessária

É necessário ter a permissão “Configurações Empresa” habilitada no perfil de acesso do módulo Treino.

Como fazer

Como configurar a integração entre o sistema PACTO e BITRIX

Observação: a configuração será realizada simultaneamente nas telas de integração da Pacto e da Bitrix24. 1. O primeiro passo é configurar o webhook de saída, na fase em que o lead deve integrar ao sistema Pacto no fluxo. Para isso, acesse a plataforma Bitrix24 com seu login e senha e na página inicial, selecione a opção "Leads"; Observação: se você ainda não utiliza a ferramenta Leads e deseja saber como funciona, clique aqui.

2. Em seguida, clique sobre a opção "Regras de automação"; 

3. Clique na opção "Editar no Criador de Fluxo de Trabalho" na fase em que deseja que o lead seja enviado ao sistema Pacto. Atenção: cada fase possui suas próprias configurações de regras e gatilhos de automação. Escolha a fase adequada para que, no momento em que o formulário for salvo ou o lead for criado, o sistema execute a automação corretamente. Recomenda-se que o webhook seja configurado sempre no início do fluxo.

4. O fluxo de trabalho será aberto. No painel direito, selecione a opção "Outro" e, em seguida, escolha "Webhook";

5. Adicione o webhook de saída no ponto do fluxo onde você gostaria de receber o lead;

6. Em seguida, clique duas vezes no item do fluxo ou no ícone de engrenagem;

7. Na nova tela que será exibida, é necessário copiar o webhook que está no sistema Pacto e colá-lo no campo "Manipulador";

7.1. Para isso, no sistema Pacto, encontre e clique no ícone de “Engrenagem”;

7.2. Em seguida, clique em “Integrações“;

7.3. Selecione a empresa e clique em “Avançar“; Observação: este campo só apresenta para selecionar as unidades, quando a empresa possui no mesmo banco de dados mais de uma unidade configurada.

7.4. Será apresentada a tela de Integrações de todos os módulos do sistema Pacto. Selecione o módulo “CRM”;

7.5. Em seguida, clique sobre a integração "Bitrix24 (Leads)";

7.6. Será apresentada uma tela com os campos que precisam ser preenchidos. No campo "WebHook", copie o link apresentado aqui.

8. Retorne à tela de integração da Bitrix e cole o link copiado no campo “Manipulador”;

9. Adicione ao final esta extensão ?unidade={{Unidade (lista) (texto)}}, pois se você tiver mais de uma unidade, será necessário que no momento da integração, ela conecte-se a uma unidade específica; A configuração do webhook deverá ser conforme a imagem abaixo:

10. Após, clique em "Salvar";

11. Clique em "APLICAR";

12. Em seguida, clique em "SALVAR";

13. Pronto, o nosso webhook foi criado no fluxo de trabalho;

14. Agora, o segundo passo para concluir a integração é configurar o webhook da Bitrix24 no sistema Pacto. Para isso, no menu superior, posicione o mouse sobre a opção "Complemento" e selecione "API REST";

15. Será apresentada esta nova tela, clique sobre a opção "Integração de sistema de terceiros";

16. Após isso, clique em "Sincronize clientes", conforme indicado na imagem abaixo;

17. Copie o link apresentado no campo "Webhook para API REST de chamada" e cole na integração no sistema Pacto;

18. Retorne ao sistema e no campo "URL", cole o link que foi copiado no passo anterior fornecido na plataforma Bitrix24;

19. Configure também os campos “Responsável padrão” e “Tipo objeção para atualizar o Lead”;

• Responsável Padrão: defina neste campo qual colaborador ficará responsável por realizar a meta das fases Leads de hoje e Leads acumulados;
• Tipo objeção para atualizar o Lead: neste campo, você deve selecionar uma das opções fornecidas abaixo.
  • Não atualizar: ao selecionar esta opção, não será atualizada;
  • Atualizar com qualquer objeção: ao selecionar esta opção, o sistema atualizará com qualquer objeção;
  • Atualizar apenas com objeção definitiva: ao selecionar esta opção, o sistema atualizará com uma objeção definitiva.

Observação: o campo "Tipo de objeção para atualizar o Lead" pode permanecer como "Não atualizar". 20. Para finalizar clique em “Ativar”;

Observação: se clicar em “Salvar alterações”, as novas informações preenchidas serão salvas, mas a integração permanecerá inativa. 21. Retorne à tela de integração da Bitrix24 e confira se no campo "Método" a opção “crm.lead.get” já esta selecionada;

21.1. Caso ainda não esteja, clique em "+Selecionar" e faça a alteração.

22. Desabilite o webhook de saída desmarcando a caixa de seleção;

23. Já no campo “Atribuir Permissões” deve estar configurada a opção "CRM(crm)";

23.1. Caso ainda não esteja, clique em "+Selecionar" e faça a alteração.

24. Clique em "Salvar" após finalizar as configurações;

25. Ao acessar a aba "Integrações" a sua integração estará disponível.

Customização dos Campos

Após configurar a comunicação do sistema, vamos cadastrar os campos customizados para controle do lead na Bitrix24. 1. Acesse a plataforma Bitrix24 inserindo seu login e senha. No menu lateral esquerdo, selecione a opção "CRM";

2. No menu superior selecione "Leads" e, em seguida, clique em "Criar";

2.1. Serão apresentadas as informações do lead que você deseja criar. No rodapé, clique em "Criar campo" e, em seguida, em "Campos adicionais";

2.2. O sistema irá abrir a tela para criação dos campos personalizados;

Se você não sabe como personalizar ou criar novos campos no Bitrix24 e deseja entender como funciona, clique aqui. 2.3. É obrigatório o cadastro de todos os campos conforme apresentado na imagem abaixo, utilizando o tipo "Série".

2.3.1. O único campo que deve ser configurado de forma diferente é o campo 'Unidade', que deve ser do tipo 'Lista';

2.3.2. Nele, o nome deve ser seguido do código de cada unidade ou empresa, separado por hífen. Assim, ao cadastrar um lead, ele será corretamente integrado à unidade ou empresa correspondente. Por exemplo: Canal Performar 1 - 1, Canal Performar 2 - 2.

3. A mesma ação deve ser realizada para a categoria negócios. Para acessá-la, no menu superior, selecione "Negócios" e, em seguida, clique em "Criar".

3.1. Serão apresentadas as informações do negócio que você deseja criar. No rodapé, clique em "Criar campo" e, em seguida, em "Campos adicionais";

3.2. O sistema irá abrir a tela para criação dos campos personalizados;

Se você não sabe como personalizar ou criar novos campos no Bitrix24 e deseja entender como funciona, clique aqui. 3.3. É obrigatório o cadastro de todos os campos conforme apresentado na imagem abaixo, utilizando o tipo "Série".

3.3.1. O único campo que deve ser configurado de forma diferente é o campo 'Unidade', que deve ser do tipo 'Lista';

3.3.2. Nele, o nome deve ser seguido do código de cada unidade ou empresa, separado por hífen. Assim, ao cadastrar um lead, ele será corretamente integrado à unidade ou empresa correspondente. Por exemplo: Canal Performar 1 - 1, Canal Performar 2 - 2.

Sugestão de fluxo para criação de Leads

Após realizada as configurações, siga as etapas abaixo para criar e enviar leads. Atenção: a sincronização é realizada entre a plataforma Bitrix24 e o sistema Pacto, garantindo que os dados sejam integrados corretamente. Para evitar cadastros duplicados, é essencial que o fluxo comece pela plataforma Bitrix24, assegurando que as informações sejam devidamente sincronizadas desde o início. 1. Acesse a plataforma Bitrix24 inserindo seu login e senha. No menu lateral esquerdo, selecione a opção "CRM";

2. No menu superior selecione "Leads" e, em seguida, clique em "Criar";

3. Logo será apresentada uma nova tela com diversos campos para preenchimento. Após o preenchimento dos campos, clique em "Salvar" para criar o lead na BITRIX24; Atenção: todos os campos customizados na etapa anterior devem ser adicionados. No entanto, apenas alguns deles são obrigatórios e devem ser preenchidos corretamente, pois isso pode impedir a integração dos leads. Esses campos são: "Nome", "Data de Nascimento", "Telefone", "E-mail" e "Unidade".

3.1. Para incluir os novos campos, clique em "Selecionar campo";

3.2. Em seguida, no campo de busca, marque o novo campo desejado e clique em "Selecionar".

4. Após criar o lead, ele se encontrará na fase inicial ou na fase em que foi vinculado. Este quadro de exemplo possui cinco fases: “Não atribuído“, “Em andamento”, “Processado“, “Lead descartado” e “Lead Convertido";

5. O lead será enviado automaticamente para o sistema Pacto assim que for movido entre fases até alcançar a fase onde o webhook foi configurado, ou caso seja integrado diretamente nessa fase; Por exemplo: neste caso, o webhook foi configurado na fase "Não Atribuído", então, assim que o lead for criado ou movido para essa fase, ele será enviado para o sistema.

6. O lead permanecerá com status de "INTEGRADO" até que a venda de um plano seja realizada.

Fluxo:  Leads convertidos

1. A primeira opção é realizar a venda para o lead e acompanhar a atualização na Bitrix4 até que ele chegue à fase de "Lead convertido". Quando o lead alcançar essa fase, seu status será alterado de "INTEGRADO" para "CLIENTE";

2. O cliente também é inserido no quadro “Negócios” na fase “Em desenvolvimento".

Fluxo: Leads convertidos, cancelados

1. Em caso de cancelamento do plano no sistema Pacto, o lead é movido para "Leads descartados" no quadro "Leads", com o status "CANCELADO".

Observação: em caso de estorno de contrato, o lead voltará para a fase de “Não atribuído” no quadro “Leads".

Consultando os Leads no sistema Pacto

No sistema Pacto os leads podem ser consultados de 3 formas:

• Na meta diária Leads Hoje do CRM;

• Diretamente pela tela de incluir cliente digitando o nome, CPF ou telefone do lead;

•  No relatório de receptivo do CRM.

Saiba mais

Para saber como funciona a meta diária Leads, clique aqui. Para saber como cadastrar um cliente (visitante/aluno), clique aqui. Para saber como realizar a venda de um plano para alunos cadastrados (Negociação de Contrato), clique aqui. Para saber como emitir um relatório de todos os receptivos feitos no mês – Relatório Receptivo – CRM, clique aqui. Para saber quais as integrações disponíveis de configuração do módulo CRM no sistema Pacto, clique aqui.