Como cadastrar despesas (Contas a Pagar) no financeiro

O que é

A ferramenta "Nova Conta a Pagar" permite registrar lançamentos financeiros dos pagamentos da empresa a terceiros, tais como conta de água, internet, luz, alimentação, entre outros. Com essa funcionalidade, é possível manter um registro organizado de todas as despesas, garantindo um controle eficiente das finanças da empresa.

Permissão necessária

É necessário ter a permissão “9.29 - Lançar contas a pagar/receber no financeiro” habilitada no perfil de acesso do módulo ADM.

Como fazer

1. No menu do módulo Financeiro, localize e clique em "Nova Conta a Pagar";

2. Será apresenta a tela com os campos para serem preenchidos. Aqueles que possuem o símbolo (*) e o campo "Pagar para" são de preenchimento obrigatório, porém recomendamos preencher todos os campos e manter os dados da sua conta atualizados;

Observação: para os campos "Plano de contas" e "Centro de custos", existe uma configuração que se habilitada, é obrigatório informar o plano de contas e o centro de custo para salvar a conta.

• Empresa: caso possua mais de uma empresa no mesmo banco de acesso ao sistema, neste campo pode selecionar de qual empresa esta conta se refere;
• Pagar para: neste campo irá informar o fornecedor/aluno/colaborador que esta realizando o pagamento desta conta; Por exemplo: Centro de Distribuição e Fornecimento de Energia do Estado de Goiás.
• Descrição: informe nome que será apresentado nos relatórios do financeiro; Por exemplo: Conta de Energia
• Valor: informe o valor em reais da conta que está incluindo;
• Data de lançamento: informe a data que está realizando o lançamento desta conta;
• Data de vencimento: informe a data de vencimento da conta;
• Data de competência: informe a data de competência do mês dessa conta; Por exemplo: a conta que estou pagando hoje 01/09 é de competência do mês 08. Aqui vou informar 31/08.
• Observações: caso precise registrar alguma informação adicional a esta conta, basta descrever neste campo.
• Forma de pagamento: informe a forma que foi efetuado o pagamento da conta;
• Anexar conta: caso deseje anexar a conta impressa ou o documento da conta online, basta clicar em "Adicionar" e realizar a inclusão;
• Anexar comprovante: caso deseje anexar o comprovante do pagamento desta conta, basta clicar em "Adicionar" e realizar a inclusão;
• Tipo de documento: selecione o tipo de documento que deseja que seja gerada a conta; Por exemplo: Recibo
• N° Documento: ao selecionar o tipo de documento será apresentado este campo e, se desejar, informe o número do documento identificador desta conta, como número do recibo, nota fiscal ou ordem de compra;
• Código de barras: caso deseje pode inserir o código de barras correspondente a conta que está criando;
• Plano de contas: selecione o plano de contas a que esta conta pertence e que será rateada;
• Centro de custos: selecione o centro de custos a que esta conta pertence e que será rateada;
• Conta: informe de qual conta que será retirado o valor para pagar a conta que está criando.

3. Concluído o cadastro clique em “Gravar“; 4. Caso deseje programar esta conta para se replicar nos próximos meses, clique no botão “Agendar pagamento“; 5. Na tela de agendamento da conta, temos algumas configurações na parte inicial, e abaixo temos três tipos de agendamentos;

• Código: preenchido automaticamente pelo sistema com o código da operação;

• Descrição: traz a descrição informada na criação da conta, mas você pode alterá-la se precisar;

• Frequência: escolha com que frequência os vencimentos serão gerados: “Semanal“, “Mensal“, “Semestral” ou “Anual“;

• Gerar parcela somente em dia útil: marque essa opção caso queira que o sistema gere as parcelas apenas em dias úteis, ignorando sábados e domingos;

• Próximo Vencimento: mostra a data de vencimento da conta conforme informado na criação, mas você pode ajustá-lo se necessário. Por exemplo, se definir o dia 20, a conta sempre vencerá nessa data;

• Próximo Vencimento: O sistema exibirá a previsão do próximo vencimento com base na frequência escolhida. Se for mensal e o dia selecionado for 20, o próximo vencimento será em 20/04/2025.

Intervalo de parcelas

A primeira forma de realizar o agendamento é definindo a quantidade de parcelas que devem ser geradas e em quantos dias antes do vencimento da última parcela o sistema deverá criar as próximas.

Por exemplo: defini que o sistema deve gerar 12 parcelas por vez e que, quando faltar 20 dias para o vencimento da última parcela, o sistema automaticamente crie mais 12 novas parcelas.

Parcelas Fixas A segunda forma de agendamento permite criar um número fixo de parcelas, sem renovações automáticas. Você escolhe de qual parcela até qual deseja gerar e define como a descrição aparecerá no sistema.

Por exemplo: se você definir parcela inicial 1 e parcela final 12, o sistema criará 12 parcelas únicas a partir da data da conta lançada.

Além disso, você pode escolher como deseja que a descrição das parcelas seja gerada automaticamente:

• Número de Parcelas: o sistema incluirá o número da parcela na descrição. Exemplo: “Equipamento Novo PARC. 1/10“;
• Mês/Ano de Referência: a descrição será gerada com o mês e o ano correspondente à parcela. Exemplo: “Equipamento Novo REF. MARÇO/2025“.

Até determinado vencimento A terceira forma de agendamento permite definir a data de vencimento da última parcela. O sistema seguirá a periodicidade escolhida e gerará parcelas até essa data, sem criar novos lançamentos no futuro.

6. Ao finalizar o agendamento, clique em “Gravar“.

Saiba mais

Para saber como cadastrar uma conta a receber, clique aqui. Para saber como quitar uma conta a pagar/a receber, clique aqui. Para saber como excluir os agendamentos de uma despesa/conta no financeiro, clique aqui. Para saber como fazer agendamento de despesa/conta (Contas a Pagar e Contas a Receber) no financeiro, clique aqui. Para saber como visualizar juros ou descontos adicionados no momento da quitação de contas a pagar/receber, clique aqui. Para saber como restringir lançamento de contas a pagar/receber que não possuem o plano de contas informado, clique aqui.