Como trabalhar com o módulo Agenda Studio

Como fazer

Para trabalhar com este recurso, é necessário realizar a ativação do módulo junto a equipe comercial da Pacto. Deste modo, caso ainda não tenha o módulo ativado, entre em contato com nossa equipe através dos nossos canais de atendimento.

Após a ativação do módulo, é necessário realizar algumas configurações no módulo ADM. Siga o fluxograma abaixo:

1. Habilitar permissões: nesta etapa, você realizará a habilitação das permissões necessárias. Este processo garante que os colaboradores tenham acesso apropriado para realizar as operações essenciais no sistema, assegurando que cada usuário possua os privilégios adequados para suas funções, o que melhora a segurança e eficiência na gestão das atividades da empresa;

2. Cadastrar colaborador com Tipo de colaborador Studio: nesta etapa, será realizado o cadastro do tipo de colaborador para que o sistema possa identificar e aplicar o comportamento correto associado a cada função. Isso assegura que cada colaborador tenha as permissões e acessos apropriados, alinhando as responsabilidades e tarefas de acordo com o perfil cadastrado, o que otimiza a gestão e operação dentro da empresa;

3. Cadastrar produto do tipo Sessão: nesta etapa, será realizado o cadastro do produto que será utilizado para a venda de sessões. Neste cadastro, você especificará que o tipo de produto é uma sessão, permitindo que o sistema entenda e siga o comportamento apropriado durante as operações;

4. Cadastrar Ambiente do tipo Sessão: nesta etapa, será realizado o cadastro do ambiente onde serão realizadas as sessões de aula. Este cadastro é essencial para definir e organizar os espaços físicos disponíveis para as atividades, permitindo uma gestão eficiente dos recursos da academia;

5. Cadastrar Boletim de Visita do tipo Serviço: nesta etapa, será realizado o cadastro do boletim de visita que o cliente preencherá antes de iniciar as sessões. Esse boletim é fundamental para coletar informações importantes sobre o cliente, como seu estado de saúde, objetivos e possíveis restrições. Com esses dados, a empresa pode personalizar as sessões de acordo com as necessidades e condições de cada cliente, garantindo um atendimento mais seguro e eficaz. Além disso, o boletim de visita ajuda a manter um registro detalhado das interações com os clientes, contribuindo para um acompanhamento contínuo e uma melhor experiência geral;

6. Configurar BV nas configurações da Empresa: nesta etapa, você definirá quais boletins de visita serão utilizados como padrão, configurando-os nas definições da empresa. Esse processo é crucial para padronizar a coleta de informações dos clientes antes das sessões, assegurando que todos os dados relevantes sejam obtidos de forma consistente. Ao estabelecer boletins de visita padrão, a empresa pode garantir um atendimento uniforme e eficiente, além de facilitar a gestão e o acompanhamento das informações dos clientes;

7. Cadastrar Modelo de contrato do tipo Serviço: Nesta etapa, será cadastrado o modelo de contrato que será assinado pelos clientes ao aderirem às sessões. Esse contrato detalhará os termos e condições das sessões, garantindo clareza e segurança jurídica para ambas as partes. Ao definir e registrar este modelo no sistema, a empresa assegura que todos os clientes estejam cientes de suas responsabilidades e direitos, promovendo um relacionamento transparente e profissional.

Realizadas as primeiras configurações no módulo ADM, agora, siga o fluxograma abaixo para configurar o módulo Agenda Studio:

1. Configurar disponibilidade de horário na Empresa: nesta etapa, será cadastrado e configurado a disponibilidade de horários. Esse processo envolve definir os períodos em que as sessões estarão disponíveis, permitindo uma gestão eficiente e organizada do calendário de atividades. Ao configurar a disponibilidade de horários, a empresa pode otimizar a utilização de recursos e garantir que os clientes tenham acesso a opções convenientes para agendar suas sessões, melhorando a experiência geral e a satisfação dos clientes;

2. Cadastrar Pacote: nesta etapa, será realizado o cadastro dos pacotes. O cadastro de Pacote serve para facilitar o processo de lançamento dos planos, permitindo agrupar várias modalidades em um único pacote e aplicar descontos aos alunos que adquirirem mais de uma modalidade. Isso oferece uma opção mais econômica e atraente para os clientes, incentivando a adesão a múltiplas atividades e otimizando a gestão dos planos oferecidos pela empresa;

3. Configurar Relação Produto-Ambiente: nesta etapa, será realizada a configuração da relação entre o produto e o ambiente. Esse processo envolve associar cada produto, como sessões de aula, aos ambientes específicos onde serão realizados;

4. Configurar Relação Produto-Colaborador: nesta etapa, será realizada a configuração da relação entre o produto e o colaborador. Essa operação é essencial para associar cada produto a um colaborador específico e definir a comissão que o colaborador receberá por cada produto vendido;

5. Configurar Tipo de horário: nesta etapa, será configurado o tipo de horário no módulo Agenda Studio. Este passo é essencial para atender gestores que vendem sessões específicas, como fisioterapia, yoga, entre outros serviços diversos. Ao cadastrar o tipo de horário, é possível organizar e diferenciar os serviços oferecidos, facilitando o agendamento e a gestão das atividades conforme as necessidades e preferências dos clientes e colaboradores;

6. Realizar Venda Avulsa: nesta etapa, será explicado como realizar a venda avulsa das sessões para o cliente;

7. Atualizar o BV do cliente: nesta etapa, o envio do BV para atualização do cliente é direcionado às pessoas já cadastradas no sistema que não foram inicialmente marcadas como "Cliente Sessão". Ao contratar um produto do tipo sessão, é crucial atualizar o BV para que o sistema reconheça essa venda como uma conversão nos indicadores do módulo Agenda Studio;

8. Fazer agendamento da Sessão: Nesta etapa, será realizado o agendamento da sessão na agenda do estúdio. Isso envolve inserir a sessão no calendário da agenda, definindo data, horário e o colaborador responsável pela realização da sessão.